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Enero 2018
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Nombre de la Dependencia Secretaría General
Funcionario Responsable Horacio de Jesus Hoyos Alzate
Correo Electrónico contactenos@itagui.gov.co
Teléfono (57-4) 3737676 Ext – 1581
Fax +(57-4) 3737676
Objetivos

El objetivo de la Secretaría General, es formular políticas y adoptar planes y programas enmarcados dentro del plan de  desarrollo de la ciudad, así como asistir al Alcalde del Municipio, en la formulación y adopción de proyectos mediante la divulgación de sus bienes, la prestación de servicios al ciudadano y la realización de trámites corporativos, procurando siempre el mejoramiento de la gestión institucional.

 

 

Funciones

Son funciones de la Secretaría General, las siguientes:

1. Apoyar a las distintas Secretarías de Despacho en la ejecución de los planes, programas y proyectos del Municipio y servir de ente articulador.
2. Coordinar el trámite de los asuntos administrativos que se adelanten directamente en el despacho del Alcalde.
3. Coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la realización de encuentros entre el Alcalde y la comunidad.
4. Articular los procesos que involucran las diferentes dependencias y entidades de la Administración Municipal para el diseño y ejecución de macro proyectos.
5. Enviar al Gobernador, dentro de los cinco días siguientes a su sanción o expedición, los Acuerdos del Concejo, los decretos de carácter general que expida, los actos mediante los cuales se reconozcan y decreten los honorarios a los Concejales y los demás que carácter particular que el Gobernador solicite.
6. Coordinar y participar en los estudios de interés de la Administración confiados por el Alcalde.
7. Asesorar al Alcalde en la formulación y la ejecución de las políticas y los planes generales de la Administración Municipal.
8. Realizar de manera continua el diseño y actualización de los trámites, metodologías de trabajo y los procedimientos organizacionales, para incrementar la productividad y la racionalidad de la administración municipal.
9. Coordinar el sistema de atención al ciudadano y todo lo relacionado con tecnologías de la información para el servicio a la comunidad.
10. Asegurar la aplicación del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias de la Administración Municipal.
11. Coordinar la política anti trámites del Municipio de Itagüí y la implementación de estrategias que acerquen al municipio al ciudadano.
12. Formular, orientar y coordinar las políticas, planes y programas para la atención y prestación de los servicios al ciudadano en su calidad de usuarios de los mismos en el municipio.
13. Divulgar y realizar seguimiento a los trámites corporativos.
14. Formular la política de gestión documental y archivos, organizar el sistema municipal de archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del municipio.
15. Participar en el diseño, organización y control del ciclo vital de los documentos que ingresan y salen de la Entidad, garantizando que las dependencias le den una adecuada utilización y archivo a los documentos.
16. Dar cumplimiento a las exigencias de Ley o a las solicitudes formales realizadas por los entes externos.
17. Servir de ente articulador entre la Oficina de Control Interno y las diferentes dependencias municipales para el efectivo cumplimiento que en materia de control interno se realicen y la oportuna atención de las solicitudes.
18. Elaborar y actualizar el Plan Estratégico de Tecnología de la Información del Municipio para precisar el manejo de la información y los desarrollos tecnológicos.
19. Asesorar a la Alcaldía, Secretarías de Despacho y demás dependencias, en lo que respecta a los Sistemas de información desarrollando o recomendando las aplicaciones informáticas requeridas para su óptimo funcionamiento
20. Direccionar y gestionar el manejo de informático de la información dentro de la entidad municipal, así como el control y mantenimiento de los diferentes elementos y equipos que existen en la administración.
21. Administrar y coordinar el debido uso de los auditorios pertenecientes a la administración municipal.
22. Rendir los informes periódicos de gestión que se le soliciten por el Alcalde y dependencias al interior de la administración municipal y demás autoridades competentes.
23. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de los procesos de la dependencia o que le sean asignadas por la ley o autoridad competente.

24. Asegurar la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión, autoevaluación y perfeccionamiento del Sistema Integral de Gestión de MECI-Calidad de la Entidad con el propósito de mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios. (Según Decreto Nro. 085 del 03 febrero de 2017)
25. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema Integral de Gestión Meci – Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos. (Según Decreto Nro. 085 del 03 febrero de 2017)


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